So wird aus Ihrer Personalplanung eine finanzielle Entscheidung.
Die Musterwerk GmbH möchte zwei zusätzliche Fachkräfte einstellen. An diesem erfundenen Beispiel zeige ich, wie ich Aufträge, Personalkosten und Zahlungstermine zusammenführe – und welche Annahmen den passenden Zeitpunkt bestimmen.
Das erste Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Finanzunterlagen sind vorab nicht nötig.
Betrieb, Personen und Zahlen sind erfunden.Das Beispiel erklärt meine Arbeitsweise. Das Werkstattbild ist eine KI-generierte Illustration des Musterbetriebs.
Illustration des fiktiven Betriebs und seiner geplanten Mitarbeitenden. Kein Kunden- oder Teamfoto von Deistermind.
Der Musterbetrieb fertigt und montiert Innenausbauten. Weitere Aufträge wären möglich. Der Geschäftsführer prüft, ob zwei neue Fachkräfte ab April oder Juli beginnen sollen.
Was als bekannt angenommen wird
Der Betrieb hat 20 Mitarbeitende. Für das Beispiel unterstellen wir genügend zusätzliche Nachfrage, um die neue Kapazität nach der Einarbeitung auszulasten. Bestehende Rechnungen werden im Folgemonat bezahlt.
Was vor der Einstellung geklärt wird
Welche Stunden lassen sich tatsächlich abrechnen? Welche Kosten kommen hinzu? Wann gehen Zahlungen ein? Und wie verändert sich das Ergebnis, wenn der Start verschoben wird?
02
Aus Ihren Unterlagen werden nachvollziehbare Annahmen.
Im echten Projekt nutze ich vorhandene Unterlagen und kläre fehlende Angaben mit Ihnen. Hier sind alle Werte frei erfunden. Die Herkunft jeder wesentlichen Annahme bleibt erkennbar.
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Unterlage oder Einschätzung
Eingabe im Modell
Was ich kläre
BWA und Kostenübersicht
Bisherige Erlöse und laufende Kosten
Wiederkehrende Kosten und einmalige Effekte
Kontostände und offene Rechnungen
Anfangsbestand, Beträge und Zahlungstermine
Welche Zahlungen verlässlich planbar sind
Aufträge und Kapazitätsplanung
Zusätzliche Arbeit und abrechenbare Stunden
Gesicherte Nachfrage und realistische Auslastung
Personalplanung
Start, Gesamtkosten und Einarbeitung
Vollständige Kosten und Anlaufphase
1 · Eingaben in der Musterdatei
Echter Ausschnitt aus dem berechneten Beispielmodell. Blaue Werte lassen sich ändern. Startmonat 7 bedeutet Juli; Zahlungen der neuen Aufträge kommen einen Monat später.
03
Zwei Fachkräfte: Was trägt die zusätzliche Leistung zum Ergebnis bei?
Nach der Einarbeitung setzt der Musterbetrieb je Fachkraft 160 Monatsstunden an. Davon sind 75 % abrechenbar. Der angenommene Netto-Erlös beträgt 65 € je abrechenbarer Stunde.
01 · Leistung
Zusätzlicher Monatsumsatz
2 × 160 Stunden × 75 % × 65 €
15.600 €
Die Rechnung unterstellt ausreichend zusätzliche Aufträge.
02 · Laufende Kosten
Personal und Material
2 × 5.200 € + 15.600 € × 20 %
13.520 €
Personalkosten einschließlich angenommener Arbeitgeberkosten; dazu Material und Fremdleistungen.
03 · Ergebnis
Zusätzlicher Ergebnisbeitrag
15.600 € − 13.520 €
2.080 €
Pro eingearbeitetem Monat, vor weiteren Kosten und Ertragsteuern. Einmalige Anlaufkosten kommen hinzu.
Ab welcher Auslastung trägt die zusätzliche Kapazität diese laufenden Kosten?
10.400 € Personalkosten ÷ (65 € Erlös × 80 % nach Material) = 200 abrechenbare Stunden für beide Fachkräfte zusammen. Das entspricht 100 Stunden je Person oder 62,5 % der angenommenen Monatsstunden. Einmalige Anlaufkosten und weitere benötigte Kosten sind damit noch nicht gedeckt.
Die Einarbeitung ist Teil der Rechnung.
Im ersten Monat sind 40 %, im zweiten 60 % und ab dem dritten 75 % der Stunden abrechenbar. Zusätzlich entstehen im ersten Monat 6.000 € Recruiting- und Anlaufkosten.
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Seit Einstellung
Abrechenbarer Anteil
Zusätzlicher Erlös netto
Ergebnisbeitrag inkl. Anlaufkosten
Monat 1
40 %
8.320 €
-9.744 €
Monat 2
60 %
12.480 €
-416 €
Ab Monat 3
75 %
15.600 €
2.080 €
Der erste Monat enthält die einmaligen 6.000 € Anlaufkosten. Die 2.080 € sind der Beitrag im eingearbeiteten Zustand, kein Gewinnversprechen für den gesamten Betrieb.
2 · Vom Stundenansatz zur Monatsrechnung
Echter Ausschnitt, Variante April. D–F stehen für Januar–März, G für April, H für Mai, I für Juni und J für Juli. Die ersten Zahlungseingänge folgen nach dem Einstellungsmonat.
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Die Leistung entsteht zuerst. Die Zahlung kann später kommen.
Im Musterfall wird die zusätzliche Leistung im gleichen Monat abgerechnet. Kunden zahlen einen Monat später. Personal und Material bezahlt der Betrieb bereits im laufenden Monat.
Erster Monat-18.064 €
Noch kein Zahlungseingang aus neuer Arbeit. Personal, Material und die einmaligen Anlaufkosten werden bezahlt.
Zweiter Monat-4.576 €
Die erste Kundenrechnung wird bezahlt. Die neuen Fachkräfte befinden sich noch in der Anlaufphase.
Dritter Monat-1.040 €
Der höhere Umsatz aus Monat 3 wird erst im Folgemonat bezahlt.
Ab dem vierten Monat2.080 €
Bei unveränderten Annahmen kommen die laufenden Zahlungen und Erlöse in einen regelmäßigen Verlauf.
Vereinfachte Teilrechnung der zusätzlichen Kapazität, ohne Umsatzsteuer. Bis Ende des dritten Monats werden so 23.680 € vorfinanziert. Der vollständige Vergleich berücksichtigt auch Umsatzsteuer und das bestehende Geschäft.
Geld am Monatsanfang + Zahlungseingänge − Auszahlungen = Geld am Monatsende.
05
April bringt früher Ergebnis. Juli lässt hier mehr finanziellen Spielraum.
Beide Varianten werden für Januar bis Dezember 2027 mit derselben Planung des bestehenden Betriebs gerechnet. Ein späterer Start verschiebt Personalaufwand, zusätzliche Leistung und Kundenzahlungen gemeinsam.
Was daraus für die Entscheidung folgt
Mit einem Start im April entstehen bis Dezember 6.240 € mehr Ergebnisbeitrag als bei einem Start im Juli. Der niedrigste Geldbestand liegt jedoch rund 6.483 € unter der vereinbarten Reserve. Wenn die Reserve eingehalten werden soll, spricht diese Rechnung für Juli. Für April müsste der Betrieb beispielsweise Finanzierung oder andere Zahlungsvereinbarungen prüfen.
Der Ergebnisbeitrag im Startjahr beträgt im April-Fall 4.400 €, im Juli-Fall −1.840 €. Die Anlaufkosten fallen in beiden Fällen vollständig 2027 an. Für eine Entscheidung über den längerfristigen Ausbau würde ich die Planung über Dezember hinaus erweitern.
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Kennzahl für 2027
Start im April
Start im Juli
Zusätzlicher Netto-Umsatz
130.000 €
83.200 €
Zusätzlicher Ergebnisbeitrag
4.400 €
-1.840 €
Niedrigster Monatsendbestand
53.517 € (Juni)
67.415 € (Juli)
Abstand unter die Reserve
6.483 €
0 €
Geldbestand Ende Dezember
163.282 €
157.042 €
Gemeinsamer Zeitraum: Januar–Dezember 2027. Zahlung der neuen Aufträge jeweils im Folgemonat. Geldbestände enthalten das bestehende Geschäft; Ergebnisbeiträge beziehen sich auf die zusätzlichen Fachkräfte.
06
Ändern Sie eine Annahme und verfolgen Sie die Wirkung.
Diese kleine Demonstration zeigt vier berechnete Varianten desselben Musterfalls. Sie können den Startmonat und den Zahlungseingang der zusätzlichen Aufträge vergleichen. Alle anderen Annahmen bleiben gleich.
Geld im engsten Monat67.415 €Juli 2027 · geplanter Monatsendbestand
Abstand unter die Reserve0 €0 € = Reserve eingehalten
Zusätzlicher Ergebnisbeitrag-1.840 €2027, vor weiteren Kosten und Ertragsteuern
Geld Ende Dezember157.042 €inklusive bestehendem Geschäft
Geplanter Geldbestand des gesamten Betriebs
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Start im AprilStart im Juli60.000 € Reserve
Start im Juli: Im Juli bleiben 67.415 € nach den geplanten Zahlungen verfügbar. Das sind 7.415 € über der vereinbarten Reserve. Der zusätzliche Ergebnisbeitrag bis Dezember beträgt -1.840 €; die Anlaufkosten fallen vollständig im Startjahr an.
Den vollständigen Monatsverlauf ansehen
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Ausgewählte Variante: Start im Juli, Zahlung im Folgemonat.
Monat 2027
Kundenzahlungen brutto
Auszahlungen gesamt
Geld am Monatsende
Zusätzlicher Ergebnisbeitrag
Januar
160.650 €
168.935 €
121.715 €
0 €
Februar
166.600 €
171.385 €
116.930 €
0 €
März
172.550 €
210.255 €
79.225 €
0 €
April
178.500 €
171.080 €
86.645 €
0 €
Mai
178.500 €
176.285 €
88.860 €
0 €
Juni
184.450 €
195.520 €
77.790 €
0 €
Juli
196.350 €
206.725 €
67.415 €
-9.744 €
August
224.101 €
204.480 €
87.036 €
-416 €
September
235.001 €
220.875 €
101.162 €
2.080 €
Oktober
232.764 €
202.114 €
131.812 €
2.080 €
November
220.864 €
198.999 €
153.677 €
2.080 €
Dezember
214.914 €
211.549 €
157.042 €
2.080 €
Welche weiteren Annahmen stecken im vollständigen Modell?
Der Monatsplan zeigt den gesamten Musterbetrieb. Er trennt Ergebnis und Zahlungen: Abschreibungen mindern das Ergebnis, Kredittilgungen den Geldbestand. Die Steuerzahlungen sind fest vorgegebene Beispielbeträge.
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Die Umsatzsteuerdarstellung ist eine vereinfachte Modellannahme, keine steuerliche Einordnung. Die konkrete Behandlung und tatsächlichen Zahlungstermine klären wir anhand Ihrer Grundlagen und gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung. Monatsendwerte zeigen keine Zahlungsengpässe innerhalb eines Monats; bei Bedarf plane ich kurzfristig auf Wochen- oder Fälligkeitsebene.
07
Nach der Übergabe arbeiten Sie mit Ihren eigenen Eingaben weiter.
Das Modell ist eine bearbeitbare Arbeitsgrundlage. Ich erkläre Ihnen, welche Felder Sie aktualisieren, wie Sie Varianten vergleichen und welche Aussage die Ergebnisse erlauben.
Neue Daten eintragen Zum Beispiel den aktuellen Kontostand, neue Aufträge und veränderte Zahlungstermine.
Annahmen ändern Etwa den geplanten Startmonat, die erwartete Auslastung oder Personalkosten.
Ergebnis einordnen Die Vorschau neu lesen und prüfen, ob die Bedingungen Ihrer Entscheidung weiterhin erfüllt sind.
Fiktive Demonstration mit einem aktiven Monatsplan. Die Eingaben lassen sich ändern. Der individuelle Umfang für Ihren Betrieb wird vor Projektbeginn vereinbart.
3 · Die Übersicht nach der Berechnung
Echter Ausschnitt, Variante Juli mit Zahlung im Folgemonat. Monat 7 ist Juli. Negative Werte stehen in Klammern. Die Übersicht bezieht ihre Ergebnisse aus dem Monatsplan.
08
So baue ich das Modell für Ihren Betrieb auf.
Ich beginne mit Ihrer Entscheidung und den vorhandenen Unterlagen. Daraus entwickle ich die passenden Rechenschritte, prüfe die wesentlichen Annahmen und erkläre Ihnen die Ergebnisse. Sie arbeiten direkt mit mir.
Roman Braun · Gründer von Deistermind
01 · kostenfrei
Erstgespräch
Wir klären die Frage, die verfügbaren Grundlagen und den sinnvollen nächsten Schritt.
02 · vor Beauftragung
Umfang und Preis
Sie erhalten einen Vorschlag zu Ergebnis, Datenbedarf, Zeitrahmen und Vergütung.
03 · Umsetzung
Modell und Varianten
Ich passe die Planung an Ihren Betrieb an und rechne die vereinbarten Optionen.
04 · Übergabe
Selbst weiterarbeiten
Ich erkläre die Eingaben, den Rechenweg und die Nutzung. Laufende Begleitung ist bei Bedarf möglich.
Welche Entscheidung möchten Sie für Ihren Betrieb durchrechnen?
Im kostenfreien, unverbindlichen Erstgespräch schildern Sie Ihre Situation. Danach schlage ich vor, welche Auswertung oder welches Modell sinnvoll ist. Vertrauliche Unterlagen senden Sie erst, wenn wir den sicheren Austausch abgestimmt haben.
